Introdução
Vender pela internet exige muito mais do que acompanhar pedidos e faturamento. A cada venda, a empresa também gera informações fiscais que precisam estar corretas e compatíveis com a operação realizada.
No entanto, quando um e-commerce vende por diferentes canais, como loja própria e marketplaces, o volume de informações aumenta consideravelmente. Além disso, cancelamentos, devoluções, descontos, taxas e vendas interestaduais podem tornar a conferência ainda mais complexa.
Nesse cenário, a conciliação fiscal no e-commerce ajuda a verificar se as vendas realizadas, os documentos fiscais emitidos e os valores utilizados na apuração dos tributos estão de acordo.
Dessa forma, a empresa consegue identificar divergências antes que elas se transformem em problemas fiscais ou financeiros.
O que é conciliação fiscal?
A conciliação fiscal é o processo de comparar diferentes informações relacionadas às operações da empresa para verificar se elas estão consistentes.
No e-commerce, essa conferência pode envolver:
- pedidos realizados;
- notas fiscais emitidas;
- vendas canceladas;
- devoluções;
- faturamento;
- informações dos marketplaces;
- dados financeiros;
- impostos apurados;
- documentos fiscais recebidos.
Na prática, o objetivo é responder a uma pergunta simples:
Os dados da operação comercial estão de acordo com os dados utilizados na apuração fiscal?
Quando a resposta é positiva, a empresa possui maior segurança sobre suas informações. Entretanto, quando aparecem diferenças, é necessário investigar a origem do problema.
Por que a conciliação fiscal é importante para o e-commerce?
Uma loja virtual pode realizar centenas ou milhares de vendas em um único mês.
Além disso, cada venda pode envolver diferentes elementos fiscais e financeiros. Por isso, pequenos erros podem se acumular rapidamente.
Imagine, por exemplo, que algumas notas fiscais não tenham sido emitidas ou que determinados cancelamentos não tenham sido corretamente registrados.
Se ninguém identificar essas diferenças, os dados utilizados na apuração dos impostos podem não representar exatamente a realidade da empresa.
A conciliação ajuda justamente nesse processo de conferência.
Entre seus principais benefícios estão:
- identificação de divergências;
- redução de erros fiscais;
- maior confiabilidade das informações;
- melhoria do controle sobre as vendas;
- identificação de documentos faltantes;
- conferência dos cancelamentos;
- maior segurança na apuração tributária;
- melhoria da comunicação entre empresa e contabilidade.
Portanto, a conciliação fiscal deve fazer parte da rotina de empresas que desejam crescer com maior controle.
Quais informações devem ser conciliadas?
A conciliação pode variar de acordo com o modelo de negócio. Entretanto, alguns dados são especialmente importantes.
Vendas
O primeiro passo é verificar se as vendas registradas nos canais comerciais correspondem às operações efetivamente realizadas.
Por exemplo, a empresa pode comparar o relatório de vendas do marketplace com os pedidos registrados em seu ERP.
Notas fiscais
Depois, é importante conferir se as operações possuem os documentos fiscais correspondentes.
Também é necessário analisar situações como:
- notas canceladas;
- notas rejeitadas;
- notas emitidas em duplicidade;
- documentos não autorizados;
- devoluções.
Faturamento
O faturamento utilizado pela empresa precisa estar coerente com os documentos fiscais e com os registros contábeis.
Impostos
Por fim, os valores considerados na apuração tributária precisam ser compatíveis com as operações realizadas.
Essa etapa pode envolver diferentes tributos, conforme o regime tributário e a atividade da empresa.
Conciliação fiscal x conciliação financeira
Apesar de estarem relacionadas, conciliação fiscal e conciliação financeira não são a mesma coisa.
A conciliação financeira busca verificar se os valores recebidos e pagos estão corretos.
Já a conciliação fiscal concentra-se na consistência das informações relacionadas às operações e aos documentos fiscais.
Por exemplo, uma venda de R$500 pode aparecer no marketplace, gerar uma nota fiscal de R$500 e resultar em um recebimento líquido de R$450 após taxas.
Nesse caso:
- R$500 representa a venda;
- R$500 representa o valor da operação fiscal, conforme o documento emitido;
- R$450 pode representar o valor líquido recebido após descontos e taxas.
Por isso, comparar apenas o valor que entrou na conta bancária com o valor da nota pode gerar uma interpretação equivocada.
Cada informação possui uma finalidade diferente.
Como funciona a conciliação fiscal no e-commerce?
A conciliação pode seguir diferentes métodos, dependendo do tamanho e da estrutura da empresa.
Entretanto, um processo básico pode seguir estas etapas.
1. Reunir os dados das vendas
Primeiramente, a empresa precisa reunir os relatórios dos canais de venda utilizados.
Isso pode incluir:
- loja virtual;
- Mercado Livre;
- Amazon;
- Shopee;
- outros marketplaces.
2. Conferir os pedidos
Depois, é necessário verificar se os pedidos registrados correspondem às operações realizadas.
Nessa etapa, podem ser identificados pedidos cancelados, devolvidos ou com alguma inconsistência.
3. Comparar com as notas fiscais
Em seguida, os pedidos devem ser confrontados com os documentos fiscais correspondentes.
O objetivo é identificar operações sem documento ou documentos que não correspondem às vendas.
4. Conferir cancelamentos e devoluções
Cancelamentos e devoluções precisam receber atenção especial.
Afinal, uma operação cancelada pode alterar os valores utilizados nos controles fiscais e financeiros.
5. Conferir os dados tributários
Depois de validar as operações, a empresa pode verificar se as informações utilizadas na apuração dos tributos estão coerentes.
6. Corrigir divergências
Por fim, as inconsistências encontradas precisam ser analisadas e corrigidas conforme a origem do problema.
Principais divergências encontradas
Algumas inconsistências aparecem com frequência em operações de e-commerce.
Venda sem nota fiscal correspondente
A empresa identifica uma venda no marketplace, mas não encontra o documento fiscal correspondente.
Nesse caso, é necessário investigar por que a nota não foi emitida ou localizada.
Nota fiscal sem venda correspondente
Também pode acontecer o contrário.
Existe um documento fiscal registrado, mas não há uma operação comercial correspondente nos controles internos.
Valor divergente
O valor registrado no pedido pode não coincidir com o documento fiscal.
Isso pode ocorrer por diferentes motivos, como descontos, ajustes ou erros de cadastro.
Cancelamento não identificado
Uma venda cancelada pode continuar aparecendo nos controles caso a informação não seja atualizada corretamente.
Devolução não registrada
Quando o cliente devolve o produto, a operação precisa ser tratada adequadamente nos sistemas envolvidos.
Caso contrário, os controles podem continuar apresentando uma venda que já sofreu alteração.
O papel dos marketplaces na conciliação
Os marketplaces merecem atenção especial porque possuem relatórios próprios e diferentes regras comerciais.
Além disso, o valor bruto da venda pode ser diferente do valor efetivamente recebido.
Por exemplo, uma venda de R$200 pode resultar em um recebimento líquido de R$170 após comissões, taxas e outros descontos.
Por isso, o empreendedor precisa separar:
- valor bruto da venda;
- descontos concedidos;
- taxas;
- comissões;
- valores devolvidos;
- recebimentos líquidos.
Essa separação facilita tanto a conciliação financeira quanto a análise fiscal.
Como o ERP ajuda na conciliação fiscal?
Um ERP pode facilitar bastante o processo porque centraliza informações de diferentes canais.
Dependendo da solução utilizada, o sistema pode integrar:
- pedidos;
- produtos;
- estoque;
- notas fiscais;
- vendas;
- informações financeiras.
Dessa maneira, a empresa reduz a necessidade de controles manuais.
Entretanto, a automação não elimina a necessidade de conferência.
Um erro no cadastro ou na integração pode fazer com que informações incorretas sejam replicadas automaticamente.
Por isso, o ideal é utilizar o ERP como ferramenta de apoio, mantendo processos periódicos de validação.
A importância do cadastro fiscal dos produtos
A conciliação fiscal também depende de cadastros corretos.
Informações fiscais relacionadas aos produtos precisam estar adequadas à operação.
Entre os dados que podem exigir atenção estão:
- NCM;
- CFOP;
- CST;
- CSOSN;
- origem da mercadoria;
- alíquotas aplicáveis.
Um cadastro incorreto pode afetar a emissão da nota e, consequentemente, a apuração tributária.
Por isso, a empresa deve evitar alterar informações fiscais sem orientação adequada.
Conciliação fiscal no Simples Nacional
Empresas do Simples Nacional também precisam manter seus dados organizados.
Embora o regime simplifique o recolhimento de diversos tributos, isso não elimina a necessidade de controlar corretamente as receitas e as operações realizadas.
Além disso, determinadas situações podem exigir análises específicas, como:
- vendas sujeitas a tratamento tributário diferenciado;
- substituição tributária;
- operações interestaduais;
- produtos com tributação específica.
Portanto, o empreendedor não deve considerar o Simples Nacional como sinônimo de ausência de controle fiscal.
Conciliação fiscal no Lucro Presumido
No Lucro Presumido, a necessidade de organização também é fundamental.
A empresa precisa manter informações confiáveis sobre suas receitas e operações para que a apuração dos tributos ocorra corretamente.
Além disso, a diversidade de operações pode exigir análises mais detalhadas.
Por isso, quanto maior a complexidade da operação, maior deve ser o cuidado com a qualidade das informações.
Como criar uma rotina de conciliação fiscal?
A frequência ideal depende do volume e da complexidade das operações.
Entretanto, empresas de e-commerce com grande movimentação podem se beneficiar de uma rotina mais frequente.
Um processo pode incluir:
Diariamente
- acompanhar erros de emissão;
- verificar pedidos com inconsistências;
- acompanhar cancelamentos.
Semanalmente
- conferir relatórios dos marketplaces;
- analisar divergências;
- verificar devoluções.
Mensalmente
- consolidar as informações;
- comparar vendas e documentos fiscais;
- revisar dados utilizados na apuração;
- compartilhar as divergências com a contabilidade.
Dessa maneira, os problemas podem ser identificados mais rapidamente.
Erros que devem ser evitados
Algumas práticas podem comprometer a eficiência da conciliação.
Conferir apenas no final do ano
Quanto mais tempo uma divergência permanece sem análise, mais difícil pode ser encontrar sua origem.
Considerar apenas o valor recebido
O valor líquido recebido pode não representar o valor total da venda.
Ignorar cancelamentos
Cancelamentos precisam ser tratados corretamente nos controles.
Não acompanhar devoluções
As devoluções também alteram os dados da operação.
Confiar cegamente na automação
Sistemas ajudam, mas não substituem a análise.
Manter informações em várias planilhas
Muitos controles paralelos aumentam a possibilidade de divergências.
O que fazer quando uma divergência é encontrada?
O primeiro passo é identificar a origem.
A empresa deve verificar:
- qual operação apresentou diferença;
- qual sistema contém a informação;
- se existe documento fiscal;
- se houve cancelamento ou devolução;
- se ocorreu erro de integração;
- se o cadastro estava correto;
- se a contabilidade recebeu a informação correta.
Depois disso, a correção deve ser realizada de acordo com o tipo de problema.
Em questões fiscais, é especialmente importante evitar alterações sem orientação profissional.
Como a conciliação fiscal ajuda a evitar problemas?
A conciliação permite que a empresa identifique inconsistências antes que elas se acumulem.
Além disso, ajuda a melhorar a qualidade das informações utilizadas pela contabilidade.
Isso é importante porque decisões fiscais dependem de dados confiáveis.
Quanto mais organizada estiver a operação, mais fácil será identificar problemas e tomar providências.
Portanto, a conciliação funciona como uma camada adicional de controle dentro da gestão do e-commerce.
A importância da contabilidade na conciliação fiscal
A empresa pode realizar parte das conferências internamente, principalmente quando possui sistemas de gestão estruturados.
Entretanto, o apoio contábil é importante para interpretar as informações e avaliar possíveis impactos fiscais.
Uma contabilidade especializada em e-commerce conhece as particularidades das operações digitais e pode ajudar a empresa a organizar seus processos.
A Keycont, contabilidade especializada em e-commerce, pode auxiliar na análise das informações fiscais e contábeis, contribuindo para que o empreendedor tenha maior segurança na gestão da operação.
Dessa maneira, empresa, sistemas e contabilidade trabalham de forma integrada.
Conclusão
A conciliação fiscal no e-commerce é uma importante ferramenta para verificar se as vendas, documentos fiscais e informações utilizadas na apuração dos tributos estão consistentes.
Com o crescimento da operação, essa conferência se torna ainda mais necessária, especialmente para empresas que vendem em diferentes marketplaces.
Além disso, processos de conciliação ajudam a identificar vendas sem documentos, divergências de valores, cancelamentos, devoluções e problemas de integração.
Portanto, o empreendedor não deve esperar o surgimento de um problema para conferir seus dados.
Ao criar uma rotina de conciliação, utilizar sistemas adequados e contar com uma contabilidade especializada em e-commerce, a empresa consegue melhorar a qualidade das informações e reduzir riscos fiscais.
Mais do que uma tarefa operacional, a conciliação fiscal representa uma forma de proteger a empresa e aumentar a confiabilidade da sua gestão.
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