Introdução
À medida que um e-commerce cresce, a quantidade de informações geradas pela operação também aumenta. Vendas, pedidos, estoque, notas fiscais, pagamentos, custos, impostos e dados financeiros precisam ser acompanhados diariamente. Entretanto, quando cada informação fica espalhada em diferentes sistemas e planilhas, a gestão se torna mais lenta e sujeita a erros.
Nesse cenário, o ERP para e-commerce pode ajudar a centralizar processos e integrar diferentes áreas da empresa. Dessa forma, o empreendedor consegue acompanhar a operação de maneira mais organizada e reduzir a necessidade de controles manuais.
Além disso, uma integração adequada entre vendas, estoque, financeiro e contabilidade permite que os dados circulem com mais eficiência. Portanto, escolher e utilizar corretamente um ERP pode representar um passo importante para profissionalizar a gestão do negócio.
O que é um ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou sistema de planejamento de recursos empresariais.
Na prática, trata-se de um sistema que reúne diferentes processos da empresa em uma única estrutura. Dependendo da solução escolhida, o ERP pode integrar áreas como:
- vendas;
- estoque;
- emissão de notas fiscais;
- financeiro;
- compras;
- cadastro de produtos;
- contas a pagar;
- contas a receber;
- logística;
- relatórios gerenciais.
No e-commerce, essa integração se torna ainda mais relevante porque a empresa pode vender simultaneamente em diferentes canais.
Por exemplo, um mesmo negócio pode operar em loja virtual própria, Mercado Livre, Amazon e Shopee. Sem uma estrutura integrada, o controle dessas operações pode se tornar bastante complexo.
Por que um ERP é importante para o e-commerce?
Uma operação de e-commerce gera informações constantemente. Cada venda pode movimentar estoque, gerar uma nota fiscal, criar uma obrigação financeira e produzir dados que posteriormente serão utilizados pela contabilidade.
Quando esses processos acontecem de forma isolada, aumenta a possibilidade de divergências.
Por outro lado, um ERP pode conectar essas etapas e reduzir a necessidade de digitação repetitiva.
Assim, uma venda realizada em determinado canal pode alimentar outros processos do negócio, de acordo com as integrações disponíveis no sistema.
Isso proporciona benefícios como:
- redução de tarefas manuais;
- maior organização das informações;
- controle mais eficiente do estoque;
- acompanhamento financeiro;
- redução de erros operacionais;
- maior agilidade na emissão fiscal;
- melhoria na análise dos resultados;
- facilidade para acompanhar diferentes canais de venda.
Portanto, o ERP não deve ser visto apenas como um sistema para emitir notas fiscais. Ele pode funcionar como uma estrutura central para a operação.
Como funciona a integração entre vendas e ERP?
Imagine que uma loja venda um produto pelo marketplace.
Quando o pedido é integrado ao ERP, o sistema pode registrar as informações da venda e, conforme a configuração, realizar outras ações relacionadas ao processo.
Por exemplo:
- o pedido é recebido;
- o estoque é atualizado;
- a nota fiscal é emitida;
- as informações financeiras são registradas;
- o pedido segue para a etapa logística;
- os dados ficam disponíveis para análise.
O fluxo exato depende do ERP e das integrações utilizadas. Entretanto, a principal vantagem está justamente em evitar que o empreendedor precise registrar a mesma informação várias vezes.
Dessa maneira, a empresa ganha produtividade e reduz o risco de inconsistências causadas por controles paralelos.
ERP e gestão de estoque
O estoque é uma das áreas mais importantes para qualquer e-commerce.
Afinal, vender um produto sem disponibilidade pode gerar cancelamentos, atrasos e insatisfação dos clientes. Por outro lado, manter estoque excessivo também pode comprometer o capital da empresa.
Por isso, o ERP pode ajudar a acompanhar:
- quantidade disponível;
- entradas de mercadorias;
- saídas de produtos;
- pedidos em andamento;
- movimentações entre locais;
- produtos com baixo estoque;
- histórico de movimentações.
Além disso, quando o ERP está integrado aos canais de venda, as movimentações podem ser atualizadas de maneira mais rápida.
Isso é especialmente importante para empresas que vendem o mesmo produto em diferentes marketplaces.
ERP e controle financeiro
Outro ponto importante é a integração com o financeiro.
O sistema pode centralizar informações relacionadas a:
- contas a pagar;
- contas a receber;
- vendas;
- despesas;
- pagamentos;
- recebimentos;
- taxas;
- movimentações financeiras.
Entretanto, é importante destacar que registro financeiro não significa necessariamente conciliação financeira completa.
O empreendedor ainda precisa conferir se os valores registrados correspondem aos efetivamente recebidos nos bancos, gateways e marketplaces.
Por isso, a integração deve ser acompanhada de processos de conferência e conciliação.
ERP e emissão de notas fiscais
A emissão de documentos fiscais também pode ser integrada ao fluxo de vendas.
Dessa forma, a empresa pode reduzir o trabalho manual relacionado ao preenchimento das informações da operação.
Porém, a automação não elimina a necessidade de atenção fiscal.
O cadastro correto dos produtos, por exemplo, continua sendo fundamental. Informações como NCM, CFOP, CST ou CSOSN e demais parâmetros fiscais precisam estar adequadas à operação.
Portanto, o ERP executa os processos configurados, mas a empresa precisa garantir que essas configurações estejam corretas.
ERP e contabilidade
A integração entre ERP e contabilidade pode gerar ganhos importantes para a empresa.
Isso acontece porque o ERP concentra grande parte das informações relacionadas à operação comercial. Quando esses dados são disponibilizados para a contabilidade de forma organizada, o profissional contábil consegue trabalhar com uma base mais estruturada.
Entre as informações que podem ser relevantes estão:
- faturamento;
- notas fiscais emitidas;
- cancelamentos;
- devoluções;
- vendas por canal;
- movimentações de estoque;
- custos;
- despesas;
- informações financeiras.
Entretanto, o nível de integração depende do sistema utilizado e da estrutura adotada pela empresa.
Por isso, antes de escolher um ERP, é importante verificar se ele possui recursos compatíveis com as necessidades contábeis e fiscais da operação.
Quais canais podem ser integrados ao ERP?
Um dos principais benefícios para o e-commerce é a possibilidade de centralizar diferentes canais de venda.
Dependendo da solução escolhida, o ERP pode possuir integração com:
- loja virtual própria;
- marketplaces;
- plataformas de pagamento;
- transportadoras;
- sistemas financeiros;
- ferramentas de gestão;
- hubs de integração.
Para uma empresa que vende em vários canais, essa centralização pode simplificar bastante a operação.
Por exemplo, em vez de acessar diferentes plataformas para verificar cada pedido, o empreendedor pode utilizar o ERP como uma base central de acompanhamento.
ERP para quem vende em marketplaces
Os marketplaces podem aumentar significativamente a complexidade da gestão.
Isso acontece porque cada plataforma pode apresentar regras, taxas, relatórios e processos próprios.
Além disso, o empreendedor precisa acompanhar vendas realizadas em diferentes canais sem perder a visão consolidada da empresa.
Nesse contexto, um ERP pode ajudar a centralizar os pedidos e organizar informações de cada marketplace.
Entretanto, a empresa deve analisar se o sistema realmente oferece as integrações necessárias para os canais utilizados.
Não adianta contratar uma solução completa se ela não conversa adequadamente com os principais canais de venda da operação.
Como escolher um ERP para e-commerce?
A escolha do sistema deve considerar as necessidades atuais e futuras da empresa.
Antes de contratar, vale avaliar alguns pontos.
Integrações disponíveis
Primeiramente, verifique se o ERP possui integração com os canais utilizados pela empresa.
Além disso, analise se existe suporte para novas plataformas caso o negócio cresça.
Gestão de estoque
Avalie os recursos disponíveis para controle de estoque, movimentações, múltiplos locais e integração com os canais de venda.
Recursos financeiros
Verifique se o sistema permite controlar contas a pagar, contas a receber, vendas e demais movimentações relevantes.
Emissão fiscal
Analise os recursos fiscais e a possibilidade de automatizar processos relacionados à emissão de documentos.
Relatórios
Um bom ERP precisa oferecer informações que ajudem o empreendedor a tomar decisões.
Por isso, verifique quais relatórios estão disponíveis e se eles podem ser personalizados.
Integração com a contabilidade
Esse ponto merece atenção especial.
Se a empresa já possui uma contabilidade, é importante verificar como os dados podem ser compartilhados e quais informações podem ser exportadas ou integradas.
ERP substitui a contabilidade?
Não.
Essa é uma dúvida bastante comum, principalmente entre empreendedores que buscam automatizar a operação.
O ERP é uma ferramenta de gestão. Ele organiza processos e informações empresariais, mas não substitui o trabalho técnico da contabilidade.
A contabilidade possui responsabilidades relacionadas à análise fiscal, contábil e tributária da empresa, além do cumprimento das obrigações aplicáveis.
Além disso, o contador pode identificar situações que o sistema, sozinho, não consegue interpretar adequadamente.
Por isso, ERP e contabilidade devem trabalhar de forma complementar.
ERP elimina a necessidade de planilhas?
Nem sempre.
Um ERP bem configurado pode reduzir significativamente a quantidade de planilhas utilizadas na operação. Entretanto, algumas empresas ainda precisam de controles complementares para análises específicas.
O problema não está necessariamente em utilizar planilhas. O problema aparece quando elas se tornam a principal fonte de informação da empresa e ficam desconectadas dos sistemas oficiais.
Quando o empreendedor mantém várias planilhas paralelas, aumenta o risco de trabalhar com informações desatualizadas.
Por isso, o ideal é definir uma fonte principal de dados e utilizar controles complementares apenas quando realmente necessário.
Erros comuns ao implantar um ERP
A contratação do sistema, por si só, não garante uma gestão eficiente.
Alguns erros podem comprometer os resultados.
Escolher o sistema apenas pelo preço
Uma solução mais barata pode não atender às necessidades da empresa e gerar custos adicionais posteriormente.
Não organizar os cadastros
Produtos, clientes, fornecedores e informações fiscais precisam estar corretamente cadastrados.
Ignorar a implantação
A equipe precisa entender os processos e utilizar o sistema de maneira padronizada.
Manter controles paralelos sem necessidade
Se a empresa continua registrando as mesmas informações em diversos lugares, parte dos benefícios da automação é perdida.
Não revisar as integrações
As integrações precisam ser acompanhadas para identificar falhas, pedidos não importados ou informações divergentes.
Como o ERP pode melhorar a tomada de decisão?
Quando os dados estão organizados, o empreendedor consegue analisar a operação com mais clareza.
Por exemplo, pode acompanhar:
- faturamento por canal;
- quantidade de pedidos;
- ticket médio;
- produtos mais vendidos;
- giro de estoque;
- despesas;
- margem;
- taxas de marketplace;
- desempenho financeiro.
Assim, o ERP deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a contribuir para a gestão estratégica.
Entretanto, o sistema só será realmente útil se os dados forem confiáveis.
Afinal, decisões tomadas com informações incorretas continuam sendo decisões de risco, mesmo quando utilizam tecnologia.
A importância da integração entre ERP e contabilidade
A integração entre sistemas pode melhorar a comunicação entre empresa e escritório contábil.
Com dados mais organizados, a contabilidade consegue analisar as informações de maneira mais eficiente e identificar possíveis divergências.
Além disso, essa integração pode facilitar o acompanhamento de aspectos fiscais e contábeis da operação.
Nesse cenário, a Keycont, contabilidade especializada em e-commerce, entende as particularidades de empresas que vendem pela internet e pode auxiliar o empreendedor na organização das informações necessárias para uma gestão mais segura.
A tecnologia, portanto, deve aproximar a operação da contabilidade, e não criar mais uma camada de informações desconectadas.
Conclusão
O ERP para e-commerce pode centralizar informações importantes e integrar diferentes áreas da empresa. Vendas, estoque, financeiro, emissão fiscal e contabilidade podem trabalhar de maneira mais organizada quando os sistemas são corretamente configurados.
Além disso, a automação reduz tarefas repetitivas e facilita o acompanhamento da operação. Entretanto, o sucesso depende da escolha adequada da ferramenta, da qualidade dos cadastros e do acompanhamento das integrações.
Por isso, antes de contratar um ERP, o empreendedor deve analisar as necessidades do negócio e verificar se a solução realmente atende aos canais e processos utilizados.
Mais do que automatizar tarefas, o objetivo deve ser transformar dados espalhados em informações confiáveis para administrar o e-commerce.
Com tecnologia adequada e apoio de uma contabilidade especializada em e-commerce, a empresa consegue estruturar melhor seus processos e criar uma base mais segura para crescer.
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